El presente Manual de Adquisiciones específico para las compras y contrataciones del Programa de Alimentación Escolar del Ministerio de Educación, tiene el propósito de ser una guía práctica para todos los usuarios de los procedimientos de compras y contrataciones de los suministros, materiales, insumos, componentes, ingredientes, etc.; necesarios para la elaboración de los alimentos a ser proporcionados a los alumnos inscritos en la Escuela Privada Rural Mixta con Orientación Agrícola y Computación “Rudolf Walther”, del municipio de Salcajá, departamento de Quetzaltenango, beneficiarios del Programa de Alimentación Escolar. Así también, agilizar los procesos de compras de bienes dentro del marco legal vigente, y sobre todo fomentar la transparencia en el uso de los fondos públicos encomendados a la Fundación Futuro de los Niños, para su ejecución por parte del Ministerio de Educación. Se busca también evitar la duplicidad o multiplicidad de procesos que impactan negativamente en la ejecución oportuna de los recursos financieros y la adquisición de los insumos del Programa de Alimentación Escolar. Finalmente, se pretende reducir los tiempos innecesarios en los procesos y brindar el apoyo oportuno en la obtención de los todos los insumos necesarios para la prestación de los servicios encomendados a la Fundación Futuro de los Niños.
El presente Manual de procedimientos de adquisiciones, ha sido elaborado con base al análisis de las principales modalidades de compras aplicables a la Fundación Futuro de los Niños, al ejecutar fondos públicos, atendiendo a las leyes y normativas relacionadas con el tema, buscando la implementación de sistemas de compra eficaces y eficientes en la ejecución administrativa de las adquisiciones. Se ha tomado como base la ley de contrataciones del Estado y su reglamento con sus respectivas reformas.
Disponer de un instrumento práctico que facilite el proceso y aporte los elementos necesarios para garantizar que los procedimientos de compras y contrataciones se ejecuten de manera ágil y en el marco legal regulatorio aplicable.
Consejo Directivo: Es la máxima autoridad de Fundación Futuro de los Niños, de acuerdo a sus estatutos.
Director General: Por delegación del Consejo Directivo, es el encargado de la dirección y administración general de la Fundación. Representa, y suscribe en nombre de la fundación, los convenios de subvenciones económicas recibidas del Ministerio de Educación. Responsable de la firma mancomunada con el Director Financiero, de los cheques de pago a proveedores, informes y todo documento que se emita, relacionados a la ejecución de las subvenciones económicas recibidas del Ministerio de Educación. Es cuentadante ante la Contraloría General de Cuentas.
Directora de la Escuela: Representa a la escuela ante el Ministerio de Educación, Administra y supervisa el proceso educativo y pedagógico en la escuela, coordina con los maestros la ejecución de los programas del Ministerio de Educación, y en lo referente al presente manual, el Programa de Alimentación Escolar.
Comisión de Refacción Escolar: Está compuesta por cuatro mamás de niños inscritos en la escuela. Es la responsable directa de la preparación de los alimentos, cumpliendo con las normas de higiene exigidas por el Ministerio de Educación; para tal efecto, recibe los insumos necesarios diariamente, y entrega a los maestros de la escuela, los alimentos ya preparados en relación al número de alumnos bajo su respectivo cargo.
Director Financiero: Asiste al Director General de la Fundación en los procesos de ejecución de los fondos públicos, es corresponsable con el Director General de las finanzas instituciones, y particularmente de aquellas provenientes de las subvenciones económicas del Ministerio de Educación. Responsable de la firma mancomunada con el Director Financiero, de los cheques de pago a proveedores, informes y todo documento que se emita, relacionados a la ejecución de las subvenciones económicas recibidas del Ministerio de Educación. Es también cuentadante ante la Contraloría General de Cuentas.
Encargado de Compras: Identifica proveedores, obtiene cotizaciones de precios, realiza los procesos de compras autorizados por las autoridades competentes, al momento de ser recibidos, verifica que los productos adquiridos cumplan con las estipulaciones pactadas.
Asistente Financiero: Encargado de la revisión de facturas y otros documentos contables, elaboración de cheques para pago de proveedores, conciliaciones bancarias, operaciones de libros contables, y otras actividades delegadas por el Director Financiero, a quien asiste directamente.
Relacionado a la Ejecución de los Fondos del Programa de Alimentación Escolar del Ministerio de Educación
Fuente: Organigrama General de la Fundación.
Por delegación del Consejo Directivo, y en su calidad de cuentadante ante la Contraloría General de Cuentas, el Director General de la fundación, está revestido como autoridad administrativa superior, y es el responsable de las adquisiciones para los efectos del marco legal correspondiente.
Los suministros, insumos, materiales, componentes, ingredientes y otros, que se adquieran bajo las directrices del presente Manual, necesarios para la preparación de alimentos, requeridos para el cumplimiento de las recetas de los menús de alimentación escolar del departamento de Quetzaltenango, recetas de los menús nacionales de alimentación escolar, listado de alimentos saludables y otras disposiciones, emanados de la Subdirección de Acompañamiento Nutricional, de la Dirección General de Fortalecimiento a la Comunidad Educativa (DIGEFOCE) del Ministerio de Educación, en atención a los artículos 29 y 31 del Reglamento de la Ley de Alimentación Escolar.
A continuación, se presentan los procedimientos asociados al proceso de adquisiciones de suministros, insumos, materiales, componentes, ingredientes, etc., en las diferentes modalidades de compra reguladas por la normativa aplicable; procesos realizados por personal y autoridades de la Fundación Futuro de los Niños, del municipio de Salcajá, Quetzaltenango, en la ejecución de fondos públicos del Programa de Alimentación Escolar, del Ministerio de Educación.
Se reciben las recetas de los menús de alimentación escolar del departamento de Quetzaltenango, recetas de los menús nacionales de alimentación escolar y el listado de alimentos saludables, vigentes para cada ciclo escolar.
Se procede a cuantificar las cantidades necesarias a comprar, en dependencia al número de alumnos de la escuela, y bajo las directrices contenidas en citadas recetas de los menús a servir.
Se identifica a la mayor cantidad posible de potenciales proveedores, dando prioridad a aquellos que se localizan en el municipio de Salcajá, departamento de Quetzaltenango, (proveedores locales).
Se obtienen las cotizaciones correspondientes, las cuales deberán contener como mínimo: calidad, marca y otras características de los suministros, precios, y toda información pertinente para la toma de decisiones y asignación de las compras. Deberán ser por lo menos tres cotizaciones recibidas para continuar el proceso.
Se analizan las cotizaciones recibidas por parte del Director General y Director Financiero de la Fundación, quienes luego de los análisis correspondientes, adjudican las compras.
Se notifica a los proveedores seleccionados para que inicien a suplir a la institución, los suministros seleccionados, a los precios pactados, y bajo las mejores condiciones de compra, para el máximo aprovechamiento de los recursos asignados.
Dada la naturaleza del Programa de Alimentación Escolar, donde las compras de suministros, insumos, materiales, componentes, ingredientes y otros, necesarios para la elaboración de los alimentos servidos a los alumnos de la escuela “Rudolf Walther”, propiedad de Fundación Futuro de los Niños, localizada en el municipio de Salcajá, departamento de Quetzaltenango, se realizan con frecuencia semanal, quincenal, como máximo mensual, y por consiguiente los pagos de las facturas a los proveedores son de bajo monto, se aplicará lo estipulado en el Artículo 43 del Decreto No. 57-92 “Ley de Contrataciones del Estado”, en cuanto a las modalidades específicas de adquisición pública, descritas a continuación:
La compra de baja cuantía consiste en la adquisición directa de suministros, insumos, materiales, componentes, ingredientes y otros, necesarios para la elaboración de los alimentos del Programa de Alimentación Escolar, cuando la adquisición sea por un monto de hasta veinticinco mil Quetzales (Q.25,000.00).
Las compras de baja cuantía en Fundación Futuro de los Niños, correspondientes al Programa de Refacción Escolar del Ministerio de Educación, se realizarán bajo la responsabilidad mancomunada y solidaria, del Director General y Director Financiero de la fundación, quienes son cuentadantes por manejo de fondos públicos, ante la Contraloría General de Cuentas.
Las compras de baja cuantía efectuadas por Fundación Futuro de los Niños, derivadas de la ejecución de los fondos recibidos del Programa de Alimentación Escolar del Ministerio de Educación, deberán ser publicadas en el sistema de Guatecompras, una vez recibidos los suministros, insumos, materiales, componentes, ingredientes y otros, necesarios para la elaboración de los alimentos de los estudiantes, debiendo publicar la documentación de respaldo, conforme al expediente administrativo que ampare la negociación realizada, por constituir información pública de oficio.
La modalidad de compra directa consiste en la adquisición de suministros, insumos, materiales, componentes, ingredientes y otros, necesarios para la elaboración de los alimentos servidos a los alumnos de la escuela “Rudolf Walther”, propiedad de Fundación Futuro de los Niños, a través de una oferta electrónica en el sistema Guatecompras, prescindiendo de los procedimientos de licitación o cotización, cuando la adquisición sea por montos mayores a veinticinco mil Quetzales (Q.25,000.00) y que no supere los noventa mil Quetzales (Q.90,000.00).
Entre la publicación del concurso en Guatecompras y la recepción de ofertas deberá mediar un plazo no menor a un (1) día hábil.
Para la adjudicación de la compra, deberá tomarse en cuenta el precio, la calidad, fecha de vencimiento, y otras condiciones propias de los suministros, insumos, materiales, componentes, ingredientes y otros, necesarios para la elaboración de alimentos saludables, definidos previamente en la oferta electrónica, cuando corresponda.
Las compras directas realizadas al tenor del Artículo 43 del Decreto No. 57-92 “Ley de Contrataciones del Estado”, en Fundación Futuro de los Niños, correspondientes al Programa de Refacción Escolar del Ministerio de Educación, se realizarán bajo la responsabilidad mancomunada y solidaria, del Director General y Director Financiero de la fundación, quienes son cuentadantes por manejo de fondos públicos, ante la Contraloría General de Cuentas.
La oferta electrónica se publicará en el sistema Guatecompras, y debe incluir como mínimo: detalle de los bienes ofertados, número de identificación tributaria y nombre o razón social del oferente y el monto de la oferta. Luego de la adjudicación se publicará en el sistema Guatecompras, como mínimo, el número de identificación tributaria y el nombre o razón social del proveedor adjudicado y el monto adjudicado.
En Fundación Futuro de los Niños, estará integrada por cinco miembros, tres titulares y dos suplentes. Los miembros titulares serán las personas que ocupen los puestos de: Presidente del Consejo Directivo, Tesorero del Consejo Directivo y Director General de la Fundación. Los miembros suplentes serán las personas que ocupen los puestos de: Director Financiero de la Fundación y Director(a) de la Escuela “Rudolf Walther”, propiedad de la Fundación.
Juntas de Cotización, Licitación y/o Calificación: En Fundación Futuro de los Niños, y en cumplimiento a la Ley de Contrataciones del Estado, Decreto No. 57-92, son los únicos órganos competentes para recibir, calificar ofertas y adjudicar el negocio, las decisiones las tomarán por mayoría simple de votos entre sus miembros. Los miembros de la junta pueden razonar su voto. Los miembros de las juntas no podrán abstenerse de votar ni ausentarse o retirarse del lugar en donde se encuentren constituidos durante la jornada de trabajo en el proceso de la adjudicación. Las juntas de cotización, licitación o calificación deben dejar constancia de todo lo actuado en las actas respectivas.
De presentarse los casos en la ejecución de los fondos públicos, encomendados a la Fundación Futuro de los Niños, por parte del Ministerio de Educación, en lo correspondiente al Programa de Alimentación Escolar, en las adquisiciones por modalidades de compra por Contrato Abierto, compra por Cotización, compra por Licitación y Compra por Subasta Electrónica Inversa, se cumplirá con lo regulado por la Ley de Contrataciones del Estado, Decreto No. 57-92, el Reglamente de la Ley de Contrataciones del Estado, Acuerdo Gubernativo No. 122-2016, y sus respectivas reformas.
Los lineamientos contenidos en el presente Manual de Adquisiciones Específico para las Compras y Contrataciones del Programa de Alimentación Escolar del Ministerio de educación, son enunciativos y no limitativos, en consecuencia, el Manual estará siendo constantemente revisado, modificado y actualizado, en respuesta a reformas al marco legal correspondiente, nuevas disposiciones del Ministerio de Educación, y a la propia naturaleza, estructura, organización, políticas, estrategias y acciones, de la Fundación Futuro de los Niños.
El presente Manual de Adquisiciones Específico para las Compras y Contrataciones del Programa de Alimentación Escolar del Ministerio de Educación, es autorizado por el Director General y Mandatario Especial con Representación de la Fundación, en su calidad de Autoridad Administrativa Superior, y entra en vigencia a partir de la presente fecha.
Salcajá, Quetzaltenango, 9 septiembre de 2020